O seu negócio já tem um inventário de TI? Se a empresa utiliza a tecnologia no seu dia a dia de maneira abrangente, talvez seja a hora certa de pensar em criar essa ferramenta de gestão que auxilia a empresa a ter mais controle sobre a sua infraestrutura.
Com ela, é possível avaliar a hora certa de trocar peças, atualizar sistemas ou mesmo dispositivos. Assim, a companhia pode melhorar os seus gastos e atingir mais sucesso comercialmente.
Quer saber mais sobre o tema e como o inventário de TI pode tornar a sua companhia mais eficaz? Então, continue a leitura e saiba o papel que ele tem nos processos de gestão de TI!
O que é o inventário de TI?
O inventário de TI é o processo utilizado pelos profissionais de tecnologia para gerenciar e controlar todos os ativos tecnológicos que estão sob o seu controle. Isso inclui, mas não se limita a itens como softwares, servidores, computadores e smartphones.
Em outras palavras, o inventário de TI é o documento que a empresa utiliza para manter um controle abrangente e preciso sobre todos os dispositivos e sistemas que fazem parte da infraestrutura de TI. Assim, fica mais fácil para o gestor avaliar a garantia de cada hardware, o prazo de vencimento de licenças, o nível de uso da infraestrutura e quais peças necessitam de troca.
Qual a importância de realizar um inventário de toda a TI?
O inventário de TI tem um papel estratégico nos processos de gestão da área. Independentemente da forma como ele for feito, caso o processo seja de qualidade, a empresa conseguirá criar uma visão muito mais eficiente sobre o estado dos seus ativos. Veja, a seguir, alguns pontos que são melhorados com o inventário.
Melhores processos de tomada de decisão
Diariamente, um gestor de TI deve tomar decisões sobre o futuro da área. Nesse sentido, uma má escolha pode causar um grande impacto para a companhia. Processos de gestão, investimentos e atualização, quando mal executados, levam a problemas operacionais, reduzem o seu potencial de impacto e afetam negativamente os gastos da companhia.
Com o inventário de TI, o empreendimento pode contornar tais riscos. A companhia poderá acompanhar com precisão a evolução da infraestrutura, solucionar problemas com planejamento antecipado e diminuir riscos de modo inteligente.
Todos os investimentos serão mais bem estruturados, e a empresa poderá, assim, maximizar a sua capacidade de tomar boas decisões relacionadas a modificações no campo da TI.
Facilita o gerenciamento de prazos
Como garantir que nenhum equipamento falte para os profissionais trabalharem em seus projetos? De que maneira os processos de manutenção podem ser planejados para impedir que gargalos ocorram no dia a dia da TI?
Uma das formas mais simples de vencer tais desafios é com o inventário de TI. Quando o gestor sabe quais equipamentos estão em uso (e por quem esse uso se dá), a empresa pode distribuir recursos de forma mais inteligente. Assim, todos os equipamentos poderão ser utilizados do modo mais equilibrado possível.
Já nos processos de manutenção, a empresa conseguirá distribuir as rotinas para os técnicos sem que o impacto causado no ambiente de TI seja elevado. Com isso, o time de manutenção poderá planejar as suas ações de maneira inteligente, evitando que ocorram interrupções no ambiente de trabalho.
Menores índices de falha
O inventário auxilia o gestor a identificar a melhor hora de dar a manutenção em qualquer equipamento. Avaliando quando rotinas como backups, troca de peças e correções de software ocorreram, as manutenções preventivas futuras podem ser planejadas com cuidado. Assim, os riscos de um equipamento apresentar uma falha desconhecida serão muito menores.
Melhora o planejamento a médio e longo prazo
Com o inventário de TI, todos os processos de planejamento serão otimizados. A empresa poderá, por exemplo, saber com antecedência quando precisará adquirir novas mercadorias. Com tais dados, será mais fácil negociar bons valores com os fornecedores.
Também será mais prático avaliar fatores que influenciam no direcionamento de recursos, como o número de licenças de software necessárias por um determinado período. A partir da análise do histórico da empresa, o gestor pode estruturar um orçamento mais preciso e compatível com a realidade de médio e longo prazo da companhia.
Como criar e gerir um inventário de TI?
Para estruturar um bom inventário de TI, a empresa deve tomar uma série de cuidados, que auxiliam a ter um processo de gestão mais preciso e eficiente. Entre os pontos mais importantes, citamos os seguintes:
- designe uma equipe para gerenciar o inventário, evitando conflito de informações e erros;
- faça revisões periódicas, para identificar se existiram mudanças;
- tenha um inventário abrangente, capaz de listar o máximo de dados possíveis sobre a infraestrutura da empresa;
- crie um inventário centralizado, que evite cópias conflituosas dos dados;
- mantenha backups de todas as informações de seu inventário;
- integre a análise do inventário a rotinas de outros setores, como de compras, para melhorar todas as rotinas de gestão da empresa;
- tenha estatísticas sobre trocas de equipamentos e manutenções, para otimizar os seus processos;
- categorize e classifique os seus ativos de modo inteligente e abrangente;
- tenha um esquema de nomeação que facilite a busca por informações no futuro;
- sempre revise os dados em busca de oportunidades;
- adapte os relatórios às necessidades da sua empresa.
A tecnologia já faz parte do dia a dia de toda organização moderna. Soluções de TI são utilizadas por companhias de vários setores para reduzir custos e melhorar a integração entre profissionais. Além disso, elas permitem que a companhia melhore os seus processos corporativos e criam mais espaço para inovação.
Porém, para que o negócio tenha controle sobre os seus sistemas e equipamentos, a criação de um inventário é fundamental. Com ele, a firma pode reduzir problemas na compra de novas peças, otimizar as rotinas de manutenção e ter mais facilidade para realizar novos investimentos. Dessa forma, a tecnologia pode ganhar com mais facilidade o destaque que merece em ambientes que passaram pela transformação digital.
Gostou de entender como gerir um inventário de TI? Quer saber como a TI pode ter um papel de proatividade na sua empresa? Então, veja o nosso post sobre o tema!
E não deixe de conferir nossos vídeos sobre o assunto!
