Todas as instituições precisam garantir uma adequada gestão de equipamentos, a fim de identificar com precisão quando os ativos perdem a vida útil ou apresentam danos. Uma vez que sempre haverá equipamentos a serem substituídos, é preciso ter atenção constante.
Na condição de responsável pela TI, você deve estar pronto para identificar novas demandas e oportunidades de otimização. Pensando nisso, ao longo deste artigo, apresentaremos a importância da gestão de equipamentos na escola e os benefícios que podem ser obtidos quando se recorre ao auxílio profissional. Boa leitura!
Por que fazer uma gestão de equipamentos eficiente?
Nos dias atuais, as soluções tecnológicas evoluem rapidamente e, assim, diferentes tecnologias destinadas ao aprimoramento, melhorias e eliminação de falhas surgem em uma base diária. Tal contexto torna o acompanhamento das manutenções de equipamentos uma obrigação inescapável para os gestores de TI.
Avanços frequentes na infraestrutura, com aplicações voltadas à segurança e atualização dos aplicativos, comunicação, armazenamento de dados, entre outras, instigam as instituições de ensino a seguirem as tendências, sob pena de se tornarem obsoletas em pouco tempo.
Todavia, acompanhar as evoluções não é o bastante: a escola tem que estar devidamente atualizada em relação à eficácia e qualidade dos equipamentos indispensáveis ao bom andamento de seus processos.
Se as manutenções de redes, sistemas, bancos de dados e servidores não estiverem “em dia”, maiores serão as chances de ocorrerem problemas relativos à confidencialidade de dados, perda de informações relevantes, indisponibilidade de equipamentos cruciais etc.
Além desses elementos, a segurança das informações talvez seja o quesito mais prejudicado com a falta de uma gestão de equipamentos eficiente, à medida que expõe a instituição de ensino à ação de cibercriminosos e a todos os tipos de fraudes e vírus.
Cumpre ressaltar ainda que os pontos mencionados influenciam diretamente a rentabilidade, pois os cuidados preventivos custam bem menos do que a efetivação de medidas corretivas. Tenha em mente que, caso alguma intervenção corretiva seja necessária, isso significa que algum erro ou problema mais grave pode ter ocorrido, colocando em xeque a própria credibilidade da sua escola.
Como saber se o equipamento deve ser trocado ou apenas enviado à manutenção?
Em termos gerais, a troca de equipamentos deve ser feita sempre que surgirem novas necessidades ou existir a possibilidade (concreta e bem fundamentada, é claro) de que essa mudança contribuirá decisivamente para a otimização dos processos.
Um bom gestor de TI tende a alicerçar sua decisão, por um lado, na antecipação de problemas e, por outro, na realização das estratégias de sua instituição: elementos que só podem ser ativados se você tiver o controle total dos equipamentos (algo difícil de ser feito sem contar com o auxílio de uma empresa especializada).
Isso permitirá a identificação dos pontos de sua infraestrutura que devem passar por uma correção, antes que quaisquer ineficiências apareçam e, consequentemente, comprometam o seu trabalho.
Lembre-se de que essa iniciativa impede o estabelecimento de um “círculo” nocivo, segundo o qual a indisponibilidade dos serviços resulta em queda na produtividade que, por sua vez, eleva a quantidade de serviços indisponíveis que, assim, reduzem ainda mais a produtividade.
Como fazer a gestão de equipamentos na escola?
Sem uma boa gestão de equipamentos, não é possível implementar novas soluções tecnológicas ou promover mudanças qualitativas em aplicações e processos. Sendo assim, manter os equipamentos devidamente geridos e atualizados será um grande desafio.
Por esse motivo, preparamos 3 excelentes dicas para ajudar você a garantir a eficácia da sua gestão. Confira!
1. Planeje as aquisições
Você e os seus colaboradores devem desenvolver um plano detalhado antes de efetuar a troca de equipamentos na escola. Essa racionalização tem como objetivo dotar a escola de diretrizes claras, a fim de facilitar a composição de recursos destinados à otimização de sua infraestrutura.
Não se esqueça de que o planejamento deve envolver ferramentas e elementos tecnológicos, tais como softwares, hardwares, sistemas operacionais, equipamentos de comunicação, equipamentos de rede, resultando em um minucioso inventário dos ativos identificados.
2. Tenha cuidados preventivos com os equipamentos
Todo o seu empenho destinado ao estabelecimento de cuidados preventivos será compensado, em médio prazo, pela redução dos custos inerentes a uma menor necessidade de realizar reparos nos equipamentos. Trata-se, portanto, de um importante deslocamento de foco, no qual os esforços se concentram na antecipação de eventuais problemas.
A manutenção deve ser planejada segundo as reais necessidades de sua instituição. Dito de outra forma, você deve priorizar o tempo e quantidade de uso de cada equipamento. Aparelhos utilizados constantemente são, obviamente, mais valiosos para a sua escola quando comparados aos equipamentos que são utilizados, por exemplo, uma vez a cada semana.
Os equipamentos usados diariamente apresentam, em consequência, maior probabilidade de apresentarem alguma quebra ou mau funcionamento e, portanto, necessitam de cuidados regulares.
Outro ponto que, devido à sua importância, não deve ser negligenciado, consiste em diagnosticar os problemas que ocorrem em equipamentos que quebram com demasiada frequência.
Uma possível razão para esse fato pode ser encontrada, por exemplo, na atuação de um membro da equipe técnica, ou professor que, por um motivo ou outro, não foi devidamente capacitado e, assim, tem utilizado o equipamento de forma errada. Citamos essa possibilidade apenas para ilustrar uma situação na qual os cuidados preventivos detectam que a mera substituição do equipamento não solucionará o problema
3. Faça vistorias contínuas
É primordial conhecer com exatidão todos os equipamentos disponíveis na sua instituição de ensino. Isso inclui saber onde estão localizados e de que forma eles têm sido utilizados pelos colaboradores. Se, para fazer esse acompanhamento, você ainda utiliza listas impressas ou planilhas, chegou a hora de mudar radicalmente!
A gestão de equipamentos deve ser eficiente e, para que isso aconteça, é necessário garantir uma visualização de dados que se aproxime o máximo possível da realidade, sendo ainda melhor se a visualização for online e atualizada constantemente.
A partir dessas informações (e da tranquilidade de saber que elas estão sempre atualizadas), você qualificará o seu processo de tomada de decisões e garantirá maior precisão na definição de futuras estratégias de gestão de equipamentos.
Como o auxílio profissional na gestão de equipamentos pode otimizar os processos?
Embora seja algo extremamente raro em instituições de ensino, pode ser que a sua escola conte com uma equipe interna, especificamente voltada à gestão de equipamentos, mas, por si só, isso não garante que os profissionais encarregados dessa tarefa sejam verdadeiramente aptos, apliquem o planejamento de manutenções e o mantenham claramente alinhado às demandas da escola.
Desse modo, recorrer ao auxílio de uma empresa especializada é, sem dúvida, a melhor solução para a gestão de equipamentos na sua instituição.
Afinal, além de contar com soluções especificamente desenhadas para atender às suas necessidades, você terá acesso a ferramentas que registram cada componente (incluindo sua configuração) e fornecem históricos de uso de memória, processador, discos, banda de rede, além de outras informações para otimizar a sua gestão de equipamentos.
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