Gerenciar aplicações e equipamentos de TI é um grande desafio, principalmente, porque as empresas e instituições de ensino estão cada vez mais dependentes deles. Por isso, o objetivo é trabalhar para que tudo funcione perfeitamente e prevenir problemas, para que os usuários não sejam afetados. Para obter esses benefícios e ter maior controle dos utilitários atuais e identificar os que estão defasados, é importante fazer uma gestão de ativos de software.
Para saber mais sobre esse tema, acompanhe os próximos tópicos e aproveite a leitura!
O que é inventário de software?
O inventário é uma das formas de documentar os ativos que uma empresa possui. Esses ativos geram valor, mas também oferecem riscos. Em razão disso, necessitam de uma administração cuidadosa e precisa, orientada por um conjunto de boas práticas.
Nesse aspecto, a documentação consiste em uma lista com um levantamento de todos os sistemas utilizados e dados sobre a utilização deles. O objetivo é gerar mais conhecimento e uma visão ampla do que é utilizado, para facilitar a gestão de TI.
Na modernidade, os processos operacionais estão cada vez mais dependentes de ferramentas computacionais, ou seja, a tecnologia se tornou um suporte indispensável. Tendo isso em vista, é importante fazer um gerenciamento baseado em conhecimento completo sobre os softwares utilizados, a fim de garantir maior segurança e menos problemas inesperados.
Os inventários também permitem que uma empresa se adapte às normas estabelecidas por órgãos reguladores, evitando questões legais. Com eles, as corporações também conseguem monitorar o ciclo de vida dos programas e se preparar para o futuro.
Por que fazer um inventário?
Além dos motivos citados, o inventário é um importante passo para conseguir uma boa gestão dos ativos de software de uma empresa, ajudando-a a extrair mais benefícios das aplicações utilizadas.
Outro grande benefício é o controle de usabilidade, ou seja: quem a utiliza e por qual motivo. Assim, a administração ganha maior controle sobre os colaboradores e suas funções, alinhando-os aos objetivos de negócio. E nos casos de criação de novos cargos e responsabilidades, fica mais fácil realocar as ferramentas utilizadas.
É importante também, porque os gestores ganham ferramentas para um trabalho mais organizado e capaz de gerar melhores resultados para outros setores e departamentos, afetando positivamente toda a organização. No caso de uma escola ou universidade, professores e discentes serão beneficiados diretamente.
Quais os benefícios de uma gestão de ativos de software?
Neste tópico, vamos discorrer especificamente sobre os principais benefícios de uma boa gestão de sistemas. Acompanhe!
Redução de custos
Com um gerenciamento mais preciso das aplicações computacionais da empresa, é possível reduzir custos desnecessários com aquelas que não estão sendo mais utilizadas. Ademais, gastos excessivos são reduzidos, pois o investimento associado a cada sistema fica bem claro para o gestor. Outro efeito é a diminuição de dispêndios excessivos com licenciamento de software, já que o inventário possibilita o controle de todas as licenças.
A empresa ganha mais poder de previsão de possíveis custos futuros e a capacidade de se expandir de forma segura sem descontrole de gastos e compra de programas que já existem na lista, por exemplo. Todos os investimentos relacionados com licenciamento de software são devidamente planejados.
Segurança
Esse controle também é importante para conferir mais segurança aos programas da organização. Isso se dá com o gerenciamento de licenças dos sistemas, atualizações e manutenções, evitando que os programas utilizados sejam versões não originais. Assim, os gestores evitam crimes cibernéticos, ataques de vírus e malwares, bem como outras formas de sequestros de dados.
Dispor de sistemas que estejam em conformidade com as regras e o suporte do fabricante é sempre benéfico, pois previne problemas futuros que poderão desencadear uma série de males na instituição.
Como escolas e universidades lidam com dados pessoais de professores e alunos, é sempre importante manter um cuidado maior com a segurança dos softwares, para que essas informações não sejam comprometidas. Também é mais fácil para se recuperar de desastres e incidentes que ocorreram, já que, com uma ferramenta de inventário, tem-se à mão praticamente, um mapa de reconstrução do ambiente digital.
Mitigação de multas
Utilizar sistemas sem licenciamento em ambientes corporativos pode gerar diversos problemas, como multas, indenizações e até prisões de funcionários. Um bom gerenciamento de ativos de software ajuda a evitar implicações dessa natureza, pois permite um domínio mais organizado de licenças para que o gestor não perca o controle do que é utilizado na empresa.
Simplificação do processo de auditoria
Com um inventário bem-feito e relatórios precisos, o processo de auditoria ganha mais agilidade e precisão. A listagem de todas as aplicações utilizadas viabiliza a análise com relação ao que está em contrato com cada fornecedor, garantindo que o que foi contratado, de fato está sendo realmente utilizado.
O conhecimento, e uma visão detalhada da utilização das aplicações, permite identificar, quais softwares são mais utilizados, quem são seus fornecedores, custos e prazos de vencimento, reduzindo sensivelmente o tempo dispendido para a gestão de contratos.
Manutenção
O conhecimento do ciclo de vida dos sistemas adquiridos pela organização contribui para facilitar o processo de manutenção de cada um deles. Afinal, é possível prevenir eventuais problemas e questões que necessitam de reparo para garantir qualidade e solicitar tratamentos prévios. Dessa forma, o gestor não vai ser surpreendido, porque consegue enxergar adiante.
Produtividade
Um bom gerenciamento das tecnologias contribui para o aumento da qualidade das operações, pois otimiza os programas utilizados e aprimora o uso deles. Isso incorre em menos erros e em maior integração entre os colaboradores, efeito direto da utilização de softwares com versões compatíveis, por exemplo.
Com o fluxo de dados mais organizado, os funcionários conseguem otimizar o tempo das operações e eliminar gargalos operacionais que atrapalham o cotidiano. Assim, eles podem focar mais em suas funções estratégicas e menos na resolução de problemas burocráticos do dia a dia.
Vantagem competitiva
Com maior produtividade e uma performance mais ágil dos sistemas e dos colaboradores, a consequência direta é maior vantagem competitiva. Afinal, a qualidade dos processos será o motivo de destaque da sua organização em meio às outras.
Diante desses resultados benéficos, é possível se adaptar melhor ao mercado e identificar necessidades e oportunidades.
Uma gestão organizada de utilitários é fundamental para conseguir bons resultados e otimizar os investimentos de uma empresa, afetando positivamente os funcionários e clientes. Uma companhia que conhece o que tem está pronta para demandas futuras e para potencializar as atividades cotidianas atuais.
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