Implementar as melhores práticas de gestão de ativos de TI é fundamental para assegurar o sucesso de qualquer empresa, independentemente de seu porte ou segmento de atuação.
Em instituições de ensino e escolas, o gerenciamento e o controle desses ativos devem envolver mecanismos capazes de reduzir custos e otimizar a gestão do tempo, elementos que, articulados, geram excelentes resultados.
Consequentemente, a não observação dessas práticas tendem a provocar elevação nos gastos e contribuir para a desorganização de processos, gerando ineficiências.
A boa atuação de um gerente de TI requer a adoção de boas práticas na gestão de ativos. Para ajudar você a entender melhor sobre o assunto, preparamos 6 dicas fundamentais. Confira!
Quais boas práticas de gestão de ativos adotar na TI?
1. Acompanhar o ciclo de vida de ativos
A gestão de ativos é efetivada, na prática, por meio do acompanhamento de seu ciclo de vida, o que ajuda a qualificar o processo de tomada de decisões relativas a reparos e investimentos.
Em uma instituição de ensino, todos os ativos de TI têm um ciclo de vida, isso é, um começo e um fim de sua utilidade operacional. Ter isso em mente é crucial ao considerar a necessidade de realizar novos investimentos no setor, uma vez que prolongar a vida útil dos ativos implica em uma relevante redução nos gastos.
Aparelhos ou dispositivos que operam sob contínuo estresse (como sistemas ou servidores críticos) e processam grandes quantidades de dados em uma base diária, devem ser monitorados com a máxima atenção.
Nesse sentido é altamente recomendável elaborar um planejamento para a substituição imediata desses itens (ou, pelo menos, daqueles considerados vitais).
2. Capacitar os profissionais
Entre as formas mais eficazes de assegurar a eficiência da gestão de ativos de TI, destaca-se a decisão de investir no treinamento e na qualificação dos colaboradores, já que uma equipe eficiente deve:
- saber como se posicionar na instituição de ensino;
- conhecer a fundo o contexto do setor de TI para cada processo e operação;
- discernir, entre as tendências tecnológicas, aquelas que podem ser aproveitadas pela organização;
- conhecer as especificidades da rotina da escola.
Para tanto, é de suma importância manter os colaboradores engajados e devidamente alinhados aos objetivos estratégicos, para que possam contribuir efetivamente para alcançá-los.
3. Automatizar alertas
A gestão de ativos de TI é composta por diferentes profissionais e etapas, em um contínuo movimento que encontra seu fim no usuário final. Essa cadeia deve conter, idealmente, um alto nível de eficácia a fim de evitar a geração de impactos na usabilidade de cada ativo.
Não obstante, erros são uma constante na vida, ou seja, eles sempre podem ocorrer. Portanto, é preciso notificar os profissionais responsáveis para obter soluções adequadas e rápidas, evitando que as falhas se convertam em impactos mais graves.
4. Programar manutenções
Um dos mais importantes passos para planejar um programa de manutenções consiste em determinar o orçamento, a expectativa de vida útil, a capacidade de serviço, os valores e a criticidade, pois os equipamentos não apresentam a mesma relevância para a instituição de ensino ou demandam o mesmo nível de manutenção.
Se, por exemplo, ocorrer alguma falha em ativos que não são considerados críticos, a abordagem necessária pode ser mais simples e prática, uma vez que esses equipamentos tendem a não representas riscos à segurança ou interromper operações.
Não obstante, quando são equipamentos cruciais, deve-se considerar o tempo de atividade, a segurança e o andamento normal dos processos, já que a finalidade da manutenção é elevar a confiabilidade, o que requer planejamentos diferenciados.
Trata-se, em suma, de uma manutenção fundamentada na situação dos equipamentos, uma estratégia preventiva que depende da correção dos problemas para manter as condições ideais dos equipamentos.
Essa abordagem emprega elementos comuns à manutenção preventiva, como monitoramento contínuo, realizações de análises e testes, otimização de aparelhos responsáveis por uma distribuição mais eficiente de energia e inspeções periódicas.
5. Planejar os investimentos
Coletar dados e analisar as estatísticas é a primeira etapa para assegurar o retorno dos investimentos no setor de TI. Essas informações devem embasar diagnósticos acerca da necessidade de adquirir ativos suplementares, bem como detectar com exatidão o estresse do ambiente, a possibilidade de falhas e a capacidade produtiva.
A partir desses dados fica mais fácil estabelecer prioridades e delimitar quais são os rumos que devem nortear novos investimentos em tecnologia.
Dito de outra forma, tais dados fornecem os subsídios necessários para isolar os motivos das falhas que resultam em perdas ou quedas de serviço, identificando os padrões específicos da sua instituição de ensino quanto à necessidade de trocar preventivamente alguns equipamentos.
É, também, por meio dessas informações que a escola poderá se orientar, em termos financeiros, para adquirir novos ativos, bem como reparar, substituir ou incrementá-los.
O mais indicado é que a gestão de ativos de TI envolva um conjunto de profissionais especializados, com diferentes conhecimentos técnicos. Esses especialistas devem atuar, por um lado, na configuração do método mais adequado para coletar dados e, por outro, na interpretação das informações, embasando ações rápidas.
6. Criar os indicadores adequados
Com os indicadores adequados em mãos você terá condições de conhecer a situação real dos ativos de TI da sua instituição de ensino, sabendo o que esperar de cada um e qual tem sido a eficácia e produtividade dos itens em particular.
Isso requer o mapeamento de ativos e a criação de métricas ou indicadores que devem ser acompanhados de perto, como produtividade, quantidade de erros, tempo de resposta etc.
Dessa forma, você terá acesso fácil e rápido a uma visão geral da situação dos ativos, identificando a necessidade de atualizar ou descartar os itens.
Como o gerente de TI pode ajudar a melhorar a gestão de ativos?
Para melhorar a gestão de ativos e promover a otimização da rotina de sua equipe, o gerente de TI deve se concentrar na integração, com vistas a reduzir o tempo que cada colaborador despende no atendimento de suas demandas e simplificar o acesso às informações de maior relevância.
Por fim, cumpre ressaltar que a implementação das melhores práticas de gestão de ativos de TI deve se somar ao incentivo à integração, a fim de gerar sinergia e união entre os departamentos e permitir que o trabalho se realize de maneira ágil e dinâmica.
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