Pode não parecer tão intuitivo, mas a solução para muitos dos problemas que as empresas enfrentam internamente é o gerenciamento de impressão.
Isso fica claro quando consideramos a importância dessa atividade e o quão fundamental ela é para os processos cotidianos. Com essa gestão, é possível obter maior transparência e organização no uso de ferramentas e máquinas da companhia para atender às demandas modernas.
Então, se quiser saber como aumentar a disponibilidade dos equipamentos de impressão, a fim de oferecer autonomia aos funcionários de outros setores, não deixe de acompanhar todos os tópicos deste artigo.
O que é gerenciamento de impressão?
Para definir o que seria esse gerenciamento, vamos entender a importância da impressão para as empresas.
Necessidade
Instituições de ensino, por exemplo, utilizam documentos de papel diariamente, seja para gerenciar os alunos, seja para controlar o próprio trabalho. Para que tudo ocorra normalmente, sem que a TI precise executar manutenções corretivas forçadas e rápidas, é fundamental que haja uma certa organização no uso dos equipamentos.
Em outras companhias, o uso também pode ser intenso, a depender do nicho. Quanto mais necessário, maior o custo com os componentes. Como muitos colaboradores de diferentes departamentos têm a necessidade de usar essas ferramentas, elas devem estar disponíveis e em bom funcionamento.
Gerenciamento
Por essa razão, o gerenciamento de impressão é uma parte importante da gestão de TI, ao cuidar da organização na utilização dos ativos, visando sempre à redução de custos desnecessários e ao controle da questão financeira. É um conjunto de técnicas e práticas que administram o uso desse recurso para evitar confusão.
Com essa gestão específica, é possível obter uma visão mais clara e transparente acerca das atividades relacionadas à impressão dentro da empresa. Por exemplo, dá para saber onde as impressões estão ocorrendo, quando elas acontecem, quem realiza e o que está sendo impresso. Ou seja, existe um registro de cada uso dos equipamentos.
Conscientização dos colaboradores
Isso passa pela mudança de mentalidade dos próprios funcionários acerca do uso dos ativos de impressão. A gestão orienta quanto à utilização com a recomendação de boas práticas — a preferência por impressões mais econômicas, com tinta comum, por exemplo.
Qual a importância do gerenciamento de impressão?
Esse gerenciamento é importante, pois permite um controle de todo o aparato utilizado para imprimir documentos dentro da empresa. Com esse cuidado mais controlado, a companhia é capaz de eliminar riscos e custos — mais ou menos, 30% deles — e ficar mais tranquila acerca do uso dos equipamentos.
Um dos fatores que reforçam essa importância é o fato de que a gestão da impressão possibilita que os sistemas estejam disponíveis para o uso por todos os funcionários, o que evita paradas operacionais e ajuda a organizar a utilização, gerando maior agilidade para os processos internos. Em outras palavras: esse processo garante a estabilidade das operações e a continuidade do negócio.
Também é importante a fim de evitar que os funcionários imprimam documentos pessoais e acabem gerando custos desnecessários para a empresa. Esse cuidado vai ajudar a definir algumas regras e limites que focam um uso consciente e eficiente das máquinas de impressão.
Redução de custos
Mas vamos voltar aos custos: como vimos, a impressão representa uma porcentagem considerável das despesas mensais de uma organização comum. Por isso, se houver um bom gerenciamento dessa função, é possível controlar esses gastos e saber exatamente o que gera cada informação no balanço financeiro da companhia. Caso a administração precise eliminar gastos, esses dados serão úteis para a tomada de decisão.
Sustentabilidade
Para fechar este tópico, vale ressaltar a necessidade de sustentabilidade. Atualmente, as discussões sobre o uso de papel e seus impactos ambientais têm se tornando comuns; por essa razão, é importante que as empresas implementem medidas para controlar isso.
O gerenciamento de impressão dá esse poder aos gestores de uma maneira transparente e completa. Dessa forma, a empresa não contribuirá com a agressão ao meio ambiente, pois vai prevenir o uso indiscriminado de papel ao controlar quantas impressões são feitas. Assim, se manterá competitiva e adaptada às demandas da modernidade.
Quais impactos essa gestão pode trazer?
O gerenciamento dos equipamentos de impressão ajuda a gerar uma série de impactos positivos para o seu negócio. Um deles é o fim do desperdício de papel, como vimos, com o controle estrito de tudo o que passa pela máquina de impressão, assim como de quem está realizando o processo e da finalidade.
Outro ponto é a eficiência. Ou seja, os ativos serão alocados exatamente para o que eles são necessários, sem redundância e uso para fins desconhecidos.
Outro impacto é o controle maior sobre os gastos e a redução de despesas difíceis de gerenciar, como papel, tinta, energia elétrica, peças e manutenção. Uma administração mais clara favorece o cuidado com cada um desses aspectos, para que não haja erros.
Como implementar o planejamento do gerenciamento de impressão?
Neste tópico, vamos conferir algumas ações práticas para implementar o planejamento do gerenciamento de impressão.
Estabeleça suas prioridades
É importante definir as prioridades e a preferência no uso dos ativos, pois isso vai ajudar a esclarecer qual departamento ou atividade precisará de mais impressões, por exemplo. É fundamental que haja um profundo conhecimento sobre as operações internas, para estabelecer essas regras com cuidado e evitar problemas de comunicação.
Organize o ambiente de impressão
Crie um levantamento do atual número de impressões em cada mês, estabeleça regras para os colaboradores e organize o ambiente pensando nas prioridades definidas. Também é bom saber qual a porcentagem ideal de impressões, ou seja, o mínimo possível para prevenir o uso indiscriminado.
Nesse sentido, vale implementar medidas de impressão segura, que ajudam a flexibilizar e dinamizar o uso dos equipamentos. Com elas, é possível imprimir em qualquer impressora disponível — o que ajuda a acabar com filas — e obter um recurso de verificação, a fim de evitar que documentos sejam esquecidos nas bandejas, o que aumenta a segurança.
Use um software de gerenciamento
Um software de gerenciamento é uma estratégia muito útil para garantir uma visão completa do uso dos ativos, com o controle das impressoras, das manutenções e verificações necessárias. Assim, é possível eliminar ruídos e problemas que atrapalham a tomada de decisão por parte da gestão e obter um resultado ainda mais eficiente.
Invista em software de bilhetagem
Um software de bilhetagem é fundamental para controlar limites de impressão por departamento, ou seja, ajuda a implementar o que foi planejado na fase de organização. Com as cotas de impressão, você consegue categorizar o uso por cor, por finalidade e por funcionário, por exemplo. Isso tudo ajuda a obter um registro completo das impressões, com transparência no uso e o devido monitoramento.
A gestão dos equipamentos que imprimem documentos é uma tarefa importante, pois ajuda a eliminar custos e a organizar o ambiente operacional, com geração de autonomia para os funcionários e garantia de estabilidade na empresa. Essa questão é fundamental para permitir que o negócio continue saudável e assegurar conformidade com os princípios de sustentabilidade, tão comentados em nossos dias.
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