Como muitos outros tipos de políticas de gerenciamento de TI, incluindo segurança de dados e e-mail, as políticas de gerenciamento de ativos são usadas para proteger recursos e interesses comerciais. A maioria das empresas que desenvolvem sistemas de monitoramento inclui dentro de suas propostas produtos associados aos processos de Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM).
Isso é sensato se considerarmos que os processos de coleta, manutenção e apresentação dos dados de monitoramento, uma vez implementados, podem ser facilmente usados para realizar a administração de recursos de TI.
Onde está aquele notebook? Quem utiliza determinada impressora? Temos licenças de software suficientes para todos os usuários? Esses são os tipos de perguntas que o gerenciamento de ativos de TI deve responder.
Como prática operacional, o gerenciamento de ativos de TI atende a vários propósitos, como mostraremos neste pequeno guia. Acompanhe!
O que é gerenciamento de ativos de TI?
O Gerenciamento de Ativos de TI — ou ITAM, do inglês IT Asset Management — é um conjunto de práticas corporativas que incorpora os ativos de TI nas unidades de negócios dentro da organização.
Ele une as responsabilidades financeiras, de estoque, contratuais e de gerenciamento de riscos para gerenciar o ciclo de vida geral desses ativos, incluindo a tomada de decisões táticas e estratégicas. Os ativos incluem todos os elementos de software e hardware encontrados no ambiente de negócios.
Às vezes, o gerenciamento de ativos de TI é chamado de gerenciamento de inventário de TI, pois geralmente envolve a coleta de informações detalhadas de inventário de hardware e software, que são usadas para tomar decisões sobre compras e como os ativos são utilizados.
Ter um inventário de ativos de TI preciso ajuda as empresas a usar seus recursos de maneira mais eficaz e evitar compras desnecessárias, reutilizando os recursos existentes.
O gerenciamento de ativos de TI também permite que as organizações reduzam os custos e não corram riscos de, sem saber, criar projetos de TI com base em uma infraestrutura desatualizada (ou desconhecida).
O principal objetivo do ITAM é estabelecer um repositório de ativos centralizado que contabilize a presença e a compra ou aluguel de todo o seu inventário de hardware e software. Para alcançar isso, a metodologia ITAM compreende as etapas a seguir.
Descoberta de recursos, captura e armazenamento de dados
Descobrir todos os componentes de hardware e software do inventário de TI na infraestrutura e identificar e registrar detalhes como, tipo de ativo, marca, especificação etc., e armazená-lo em um repositório de ativos.
Rastreamento de ativos
Ser capaz de identificar e rastrear mudanças na localização de ativos, aumentar ou diminuir o número de ativos, rastrear status de atribuição e informações do usuário.
Gerenciamento do ciclo de vida do ativo
Ser capaz de capturar os dados do ciclo de vida do ativo desde a requisição, compra e atribuição até sua expiração e eventual remoção do inventário.
Relatório e alerta de ativos
Ser capaz de gerar relatórios de inventário de ativos e receber alertas sobre modificações nos ativos e expiração de contratos.
Qual é o papel do gerenciamento de ativos na tecnologia?
As práticas de gerenciamento de ativos definem as ações a serem tomadas para proteger e preservar os ativos de tecnologia — de bloqueios físicos em equipamentos a tags de estoque. Em conjunto, a política fornece o que podemos chamar de mentalidade de gestão de ativos.
Essa mentalidade reconhece que os ativos tecnológicos são importantes para as empresas e devem ser levados a sério o suficiente para suportar controles de proteção.
Para realizar todos os benefícios pretendidos, essa mentalidade deve ser integrada às operações diárias e à cultura corporativa — e isso é alcançado por meio da política adotada.
Uma vez aprovadas, as políticas de gerenciamento de ativos fornecem o direcionamento para implementar todos os aspectos do programa de gerenciamento de ativos.
Embora os termos e especificações da política variem de acordo com as necessidades da organização, as políticas mais eficazes são projetadas em função dos principais ativos.
Há muitas vantagens em se ter uma visão global e holística da TI para garantir operações rentáveis, alcançar objetivos corporativos e maximizar o ROI. Em particular, o gerenciamento de ativos pode ajudar nos seguintes processos.
Rastreamento
O principal fruto da gestão de ativos é uma lista completa do que a empresa adquire ou aluga, incluindo onde os ativos estão localizados, como e por quem eles são usados e quando as alterações foram feitas pela última vez (e quais foram essas alterações). Uma pesquisa tão abrangente sobre hardware e software, fornece a base para os outros benefícios.
Eficiência operacional
A percepção de eficiências depende do alinhamento das necessidades e requisitos com os recursos existentes. O que pode ser aproveitado antes que mais gastos sejam considerados? O que pode ser eliminado para economizar dinheiro, já que manutenção em ativo obsoleto não traz retorno e acaba dispendendo tempo e recursos?
O gerenciamento de ativos coloca um entendimento completo dos ativos de TI, suas capacidades, ciclo de vida, expectativas de atualização, requisitos de manutenção etc., à disposição dos tomadores de decisão, para que possam responder a essas e outras perguntas.
Redução de gastos com manutenção
Os ativos exigem diferentes atividades de manutenção em diferentes estágios do ciclo de vida, de modo que o gerenciamento de ativos pode ajudar a garantir que peças sobressalentes e recursos humanos cubram as necessidades corporativas, sem excesso de gastos.
O gerenciamento de ativos também aumenta a capacidade de aproveitar contratos de suporte de custo mais baixo quando o hardware atinge o “ponto ideal” para a manutenção de terceiros, geralmente no terceiro ou quarto ano.
Integração
Organizações que têm ativos distribuídos (hardware ou licenças de software) em vários locais ou vários datacenters, próprios ou de terceiros na nuvem, podem criar relatórios de inventário com mais facilidade e fornecer outras informações de ativos de TI que possam ser exigidas por seguradoras, auditores, executivos de finanças, pessoal de suporte ou outros.
Relatório financeiro
A contabilização de aquisições de hardware e software, gastos em serviços relacionados e outras necessidades e taxas de amortização é fundamental. O gerenciamento de ativos pode garantir que as demonstrações financeiras corporativas divulguem completamente esses detalhes.
Recuperação de ativos
Infelizmente, o hardware de TI não vive para sempre. Com uma boa gestão, alguns ativos acabarão sendo realocados, potencialmente passando de um aplicativo de missão crítica para um escritório ou filial remota, ou outra finalidade.
Outros serão vendidos ou descartados. Essas alterações, bem como o uso de peças de reposição, precisam ser feitas e registradas na documentação pertinente.
Gerenciamento de riscos
Ter uma função de TI inerentemente envolve riscos, e o gerenciamento de ativos ajuda a identificar onde esses riscos se encontram e que tipos de soluções proativas podem ser empregadas para evitá-los.
Previsão
Ter um histórico preciso de aquisições e entender o que é implantado capacita uma organização a identificar tendências. Isso pode fornecer uma base para prever necessidades e planejar melhor os orçamentos de TI.
Precisão
É difícil acompanhar todas as peças que compõem a TI corporativa. Com uma forte gestão de ativos, fica mais fácil dizer quando os itens são perdidos ou roubados e lidar com as causas subjacentes — como o acesso excessivamente amplo a áreas de armazenamento — e reduzir vulnerabilidades. Os esforços de recuperação também podem ser iniciados imediatamente.
Por que o gerenciamento de ativos é importante para a TI?
Os setores de tecnologia da informação gerenciam uma grande proporção de ativos da empresa, e eles são caros de adquirir e manter, inclusive em escolas.
Como resultado, o gerenciamento de ativos desempenha um papel fundamental em ajudar as equipes de TI a garantir o uso eficiente dos recursos da organização no suporte às necessidades dos usuários e das funções de negócios.
Aqui estão alguns dos principais objetivos do gerenciamento de ativos em TI:
- reforçar a conformidade com políticas de segurança corporativa e requisitos regulamentares;
- melhorar a produtividade, implementando a tecnologia para suportar as necessidades dos usuários e das empresas;
- reduzir os custos de licenciamento e suporte, eliminando ou realocando recursos e licenças subutilizados;
- limitar os custos gerais de gerenciamento do ambiente de TI.
A seguir, confira dois grandes benefícios da gestão de ativos para a TI.
Planejamento estratégico de inventário e previsão de aquisições
Quando você acompanha o inventário que tem em sua infraestrutura de TI, fica mais fácil planejar gastos futuros em ativos. Sem saber o que existe atualmente em seus sistemas de usuário final — hardware e software — é muito difícil planejar o orçamento de compras.
O gerenciamento de ativos centralizado e simplificado permite que você escaneie toda a sua rede e liste qual hardware e software seu sistema está usando.
A capacidade de visualizar coletivamente os dados do inventário com a capacidade de armazenamento dos sistemas do usuário final é útil para análise de utilização de armazenamento e planejamento de orçamento.
Essas informações tornam-se críticas à medida que você começa a traçar seu planejamento financeiro, permitindo que você planeje com antecedência as necessidades futuras de ativos, maximizando a utilização de ativos existentes e eliminando gastos desnecessários.
Maior responsabilidade para garantir a conformidade
Manter o controle de seu inventário de TI e atualizá-lo automaticamente usando sistemas de gerenciamento de ativos ajudará você a monitorar os componentes de hardware e software dos computadores da sua rede e a identificar se um hardware não aprovado ou um software não licenciado está instalado.
Garantir a conformidade com as políticas e padrões de segurança corporativa é essencial para as organizações, e o gerenciamento eficiente de ativos de inventário de TI ajudará você a conseguir isso.
Ao permitir que administradores de sistemas isolem rapidamente vulnerabilidades, como software ilegal / não autorizado, software desatualizado, jogos e downloads não autorizados / maliciosos, o sistema ITAM facilita a identificação de possíveis riscos, para que possam ser evitados antes que surjam problemas graves.
Não apenas ajudando você a manter sistemas e ativos em conformidade, mas uma boa solução ITAM também fornecerá relatórios de inventário de TI para auditoria de conformidade.
O que é uma ferramenta de gerenciamento de ativos?
O gerenciamento de ativos é um conjunto de processos altamente intensivo em dados. A automação pode desempenhar um papel importante ao ajudar uma organização a capturar, catalogar, gerenciar, analisar e relatar dados de ativos.
Nas organizações modernas, a tecnologia de gerenciamento de ativos é essencial para permitir que os processos operacionais e a tomada de decisões sejam dimensionados em grandes áreas de ativos.
Software de rastreamento de ativos
O rastreamento de ativos combina dispositivos físicos, softwares de desktop, scanners de código de barras, etiquetas de código de barras ou QR Code e dispositivos móveis para agilizar o rastreamento de ativos desde a aquisição até sua substituição em uma organização. Nesse contexto, ele basicamente tem três funções principais:
- documentação de todos os dispositivos dentro de uma organização;
- identificação de onde esses dispositivos estão em qualquer tempo;
- agendamento, manutenção e cálculo da depreciação desses ativos.
Quais os benefícios de um software ITAM?
O gerenciamento adequado dos ativos de TI permite que as empresas façam uma gestão eficiente de equipamentos e outros recursos, extraiam o máximo de valor deles, dimensionem corretamente o inventário de TI e otimizem decisões e estratégias de compra.
Uma solução ITAM torna mais fácil para os gestores de ativos fazer seu trabalho de maneira mais eficiente e reduzir as despesas. Abaixo, apresentamos uma lista de benefícios que a adição de um software de gerenciamento de ativos de TI pode oferecer para sua empresa.
Maior visibilidade do ativo
Um software de gerenciamento de ativos de TI pode identificar, rastrear e classificar com precisão os ativos de TI entre os fornecedores. Uma solução ITAM também oferece às empresas uma imagem mais clara do volume e do tipo de ativos que têm, o que facilita o planejamento para o futuro.
Esse nível de visibilidade de todos os ativos de TI existentes no cenário organizacional de TI ajuda as empresas a melhorar a eficiência e o desempenho da infraestrutura e a minimizar as despesas gerais relacionadas.
Além disso, um registro mais preciso dos ativos de TI oferece aos responsáveis a capacidade de resolver problemas pendentes relacionados à TI com mais eficiência e melhorar a qualidade de seus serviços. Isso também pode reduzir os custos.
Custos de suprimento mais baixos
Quando você tem maior visibilidade de ativos, fica mais fácil formular planos futuros de compras. Sem conhecer o valor e o volume atuais de seus ativos, fica cada vez mais difícil planejar gastos futuros em ativos.
Você pode acabar com ativos de aquisição excessiva ou insuficiente, que podem custar dinheiro para uma empresa — seja na forma de custos de armazenamento ou aumentos de preço para a compra de estoque no último minuto.
Um software ITAM centraliza as atividades de aquisição relacionadas à tecnologia. Isso permite que os responsáveis executem seus planos de gerenciamento de ativos de TI de maneira mais coordenada.
Ele também fornece uma descrição mais precisa dos seus ativos e implantações de ativos atuais. Essa informação se torna importante quando você começa a traçar seu planejamento financeiro.
Ele permite que se extraia o máximo de seus recursos existentes, planeje com antecedência futuras necessidades de ativos evitando quaisquer despesas desnecessárias.
Uma solução de gerenciamento de ativos de TI também ajuda a cortar custos, consolidando informações sobre como o orçamento de TI é investido, como ele está sendo executado e como isso se relaciona com a utilização atual e despesas futuras.
Maior responsabilização
O roubo de ativos é algo que toda organização, grande ou pequena, encontra regularmente. À medida que as empresas se expandem, os custos que elas incorrem também aumentam.
Uma solução de rastreamento de ativos permite que se mantenha um registro atualizado e preciso das atribuições de ativos. Isso permite localizar qualquer recurso ausente que não tenha sido relatado ou verificado novamente pelo usuário e até mesmo desmonte e extravio de peças.
Com um software ITAM adequado, é fácil administrar checkins e checkouts, atribuições de funcionários, reservas de ativos e muito mais. A rastreabilidade de ativos em toda a organização aprimora a administração e a responsabilidade. Você também pode identificar se um funcionário tem algum dispositivo de TI removível não autorizado em sua estação de trabalho.
As plataformas ITAM permitem que você elabore relatórios relacionados à custódia e identifique áreas com frequentes violações de acesso. Isso reforça a segurança dos dados e deixa trilhas concretas que podem ser acompanhadas de qualquer lugar e a qualquer momento.
Gerenciamento do ciclo de vida da tecnologia
Seja um hardware ou um software, é provável que haja uma data de descarte ou substituição desses ativos na empresa. Manter o controle da taxa de depreciação de um ativo de TI e gerenciá-la durante todo o seu ciclo de vida pode ser cansativo e demorado. Para que um negócio progrida, o foco deve mudar para o gerenciamento automatizado do ciclo de vida a longo prazo.
O gerenciamento de ativos de TI permite que você acompanhe quando um hardware é adquirido, seu tempo de implantação e uso e sua taxa de depreciação. Um programa de gerenciamento de ativos de TI fornece aos responsáveis pelos ativos de TI, informações detalhadas sobre o estado atual dos ativos.
Ele ajuda a rastrear atualizações, agendas de manutenção e requisitos de segurança. Isso permite que se monitore com eficácia os ativos de TI, desde a implantação até a desativação, e implantem técnicas de manutenção preventiva, se necessário.
Isso ajuda a reduzir o tempo de inatividade de ativos individuais por meio de avaliação e manutenção pró-ativas, economizando tempo e dinheiro para os negócios.
Uma solução ITAM também ajuda as empresas a monitorar a conformidade de licenças de software e gerenciar garantias em ativos de hardware. Ele também dá aos administradores uma ideia de quanto tempo um software específico está em execução e se o sistema operacional está atualizado.
Permite o acompanhamento de manutenção
A manutenção de seus ativos é crucial para a eficiência de vários processos. Com o software avançado de rastreamento de ativos, você pode definir alertas periódicos para a manutenção regular do equipamento usado em sua empresa. Por exemplo, você pode definir alertas com base em seu conhecimento sobre o uso ou a condição anterior de um ativo.
Alguns aplicativos de rastreamento de ativos podem ser integrados ao software de emissão de tickets para ajudá-lo a conhecer a pessoa encarregada de realizar a manutenção, a data de conclusão prevista e assim por diante.
Aumente a produtividade e reduza o desperdício de mão de obra
Um aplicativo de rastreamento de ativos pode ajudá-lo a acompanhar quantos itens diferentes estão passando por seus departamentos. Como resultado, você pode calcular o ciclo de vida de um ativo.
Se os seus recursos estiverem marcados com etiquetas RFID, eles poderão ser digitalizados automaticamente conforme eles se movimentam por diferentes etapas do processo, eliminando a necessidade de as pessoas varrerem manualmente o registro de seus movimentos.
O uso de um rastreador de ativos libera seus funcionários de tarefas repetitivas e os deixa concentrados em outras áreas da sua empresa que contribuem com tempo para o resultado final.
Agilize os cronogramas de manutenção
Muitas vezes, as empresas ficam para trás no gerenciamento de manutenção porque usam métodos manuais para rastrear seus cronogramas.
Se alguns dos ativos que você usa exigem manutenção contínua ou periódica, o software de rastreamento de ativos fornecerá informações desse ciclo de vida.
Um software de gerenciamento de ativos pode alertar os responsáveis sobre a manutenção programada para garantir que não haja atrasos.
Garantir precisão e tranquilidade
Por fim, o uso de um software de rastreamento de ativos oferece a tranquilidade de que sua empresa atingiu a máxima precisão no rastreamento de ativos. O rastreamento adequado permitirá que sua organização passe consistentemente em auditorias internas e externas.
Usar o software de rastreamento de ativos pode ajudar sua empresa a escalar com sucesso. Como o aplicativo de rastreamento é automatizado, todos na empresa podem rastrear ativos em tempo real e fornecer aos clientes, auditores e fornecedores os dados necessários em um formato personalizado.
Como isso contribui para que a empresa possa se destacar no mercado?
Com empresas de todos os tamanhos aumentando rapidamente o uso de aplicações em seu portfólio geral, as técnicas modernas de ITAM usadas para descobrir, rastrear, controlar e otimizar assinaturas de aplicativos são motivos pelos quais sua empresa precisa dos benefícios do gerenciamento de ativos de TI.
À medida que a tecnologia de automação se fortalecer, haverá métricas e indicadores de serviço mais proativas e eficazes. À medida que a tecnologia AI se tornar mais forte, sua equipe de TI poderá se apoiar em recursos inteligentes para ajudar a reconhecer padrões nos registros de configuração que indicarão quando algum tipo de ação de serviço precisa ser executada.
Um serviço mais rápido e inteligente começa com a coleta de dados em sua organização. Usando isso como uma base sólida para a implantação do ITAM, você pode aproveitar muitos benefícios de negócios quantificáveis.
Gestores de TI enfrentam constantemente pressões crescentes para prever e orçar recursos de tecnologia, cortar custos e melhorar a eficiência operacional.
Para ter sucesso nesse contexto é preciso controlar todo o processo de gerenciamento de ativos de TI, orçamento e riscos contra o desempenho desejado dos ativos.
Sua melhor chance de ser eficiente é centralizar essa atividade usando uma equipe multifuncional e contando com um software que se adapte à realidade da sua empresa.
Agora que você conhece os benefícios de um software de gerenciamentos de ativos de TI, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo na implementação de um.
E para obter uma visão prática de como a solução de gestão de ativos e distribuição de software funciona, acesse nossa página de vídeos a respeito!
