A automatização de processos de TI é uma ótima solução para gerar eficiência nas operações e alavancar os processos, evitando indisponibilidade dos sistemas. Os benefícios, no entanto, não se reduzem a isso: são vários, como vamos explorar ao longo deste artigo com maior profundidade.
Se quiser investir em uma forma de conseguir bons resultados, de maneira prática e organizada, essa deve ser uma estratégia que você precisa considerar. Para saber mais sobre os impactos da automatização, acompanhe atentamente os próximos tópicos.
O que é automatização de processos de TI?
De uma forma resumida, consiste em delegar tarefas e atividades para máquinas, pois, assim, elas serão realizadas de maneira organizada e autônoma. Inicialmente, uma característica já fica evidente: essa abordagem é fundamental para liberar funcionários de funções operacionais, repetitivas e desgastantes, uma vez que serão repassadas aos computadores.
Representa um bom uso da tecnologia, como um elemento auxiliar no dia a dia e um complemento da força humana. O nível de intervenção dos membros pode ser maior ou menor, a depender da forma como ela é implementada e das atividades, mas o objetivo sempre é o de expandir a capacidade da mão de obra, de uma maneira menos custosa e complexa do que seria caso a empresa contratasse novos funcionários.
Por que é importante?
A importância desse tipo de abordagem fica ainda mais evidente quando consideramos que ela coopera com o controle e a gestão dos processos internos. Afinal, para implantar tarefas automáticas, a liderança da companhia precisa conhecer muito bem o fluxo de operações.
Dessa forma, é possível garantir — de uma maneira simples e efetiva — a padronização, o monitoramento e controle dos resultados, para assegurar que eles estejam de acordo com os objetivos e com as estratégias planejadas.
Ou seja, é uma maneira de atender às demandas do mercado moderno, que incluem velocidade, resultados personalizados e precisão, bem como dar suporte ao avanço tecnológico nas empresas, a fim de gerar soluções competitivas.
Um exemplo disso é o fato de que os setores que contam com automatização, geralmente, conseguem solucionar problemas operacionais do dia a dia com mais rapidez e praticidade, o que é bem mais complicado com apenas colaboradores humanos. No quarto tópico deste texto, vamos apresentar o que pode ser automatizado na empresa, e isso ficará bem claro.
Quais os benefícios?
Neste tópico, vamos conhecer os principais benefícios da automatização de processos de TI.
Produtividade
Uma das principais vantagens é o aumento de produtividade das equipes internas. Afinal, é possível gerar maior eficiência e agilidade na produção diária, com a ajuda de sistemas automáticos, que cuidam do trabalho operacional. Dessa forma, a companhia pode suprir as demandas, trabalhar com atividades e projetos simultâneos, bem como manter a consistência.
Redução de erros
A padronização e organização dos processos favorece a redução dos erros e falhas, assim como inconsistências nos sistemas e atividades cotidianas. Com essa precisão, a companhia consegue satisfazer seus clientes com serviços/produtos de qualidade e estabelecer uma boa reputação, com credibilidade e autoridade. É um ponto que aumenta a competitividade, com geração de mais valor para os consumidores.
Isso também ajuda internamente, afinal, menos erros são acumulados entre as tarefas. Com isso, os outros setores são menos prejudicados por problemas com o setor de TI, que conseguem dar um suporte melhor à empresa.
Engajamento dos colaboradores
Outra vantagem notável é a melhoria do clima organizacional, com funcionários mais satisfeitos, engajados e livres para contribuir com criatividade e conhecimento estratégico. Uma vez que eles estão mais felizes, trabalham melhor e mais alinhados com as estratégias, planos e objetivos da organização. Esse fator gera melhores resultados e consistência em longo prazo.
Os sistemas automatizados ajudam a gerar autonomia para os colaboradores, independentemente do setor deles. Com isso, a companhia é beneficiada com maior integração e agilidade em todos os processos.
Escalabilidade e flexibilidade
Além dos pontos mencionados, a escalabilidade é outro fator fundamental que aponta para a importância da automatização de TI. Esse conceito diz respeito à capacidade de crescimento rápido a fim de suprir mudanças rápidas de demanda, o que é algo comum no mundo tecnológico atual.
Isso está associado a uma das características mais interessantes acerca de sistemas automatizados: o fato de que eles podem assumir cargas mais pesadas de trabalho sem apresentar desgaste nem falhas. Assim, a empresa pode crescer de forma segura, com o suporte da tecnologia, se adaptando bem às mudanças.
Quais as principais dicas para uma automatização eficiente?
Agora, vamos aprofundar ainda mais. Neste tópico, mostraremos algumas dicas de como obter uma automatização eficiente na sua empresa.
1. Faça o mapeamento de processos
Um dos primeiros passos é executar um bom mapeamento dos processos internos. Isso vai gerar conhecimento sobre as atividades internas, ajudar a identificar o fluxo de tarefas e a relação entre elas. Essa noção ajuda a definir como a automatização será implementada, assim como padronizar as tarefas.
2. Defina o que será automatizado
É importante escolher quais processos devem ser automatizados e definir o nível de autonomia desses sistemas. Essa é uma questão importante e que merece cuidado, afinal, depende bastante de cada empresa, do contexto, do mercado em que ela atua, do que ela vende, entre outros fatores.
Automatizar tudo em um setor pode não ser vantajoso dentro do seu contexto, pois a criatividade e o gerenciamento de recursos humanos pode ser necessário. O ideal costuma ser iniciar, transferindo atividades repetitivas, que envolvem uma grande taxa de erros, por exemplo. Mas, para ter esse conhecimento bem solidificado, é preciso mapear os processos primeiro.
3. Implemente sistemas de gatilho e reação
Os sistemas de gatilho e reação são maneiras de organizar o fluxo de processos e gerar um padrão para a execução de atividades na empresa. Essa abordagem segue a ideia da causa-consequência da programação, como em um fluxograma, em que um “evento A” precisa ocorrer para gerar uma “reação B” — sendo que essa reação só acontece nessa condição.
Isso é interessante para definir políticas de segurança, nas quais sempre que algum incidente envolvendo dados ocorrer, por exemplo, a equipe é treinada para agir de uma determinada maneira para reduzir os danos. Um software automático sempre segue essa sequência lógica e, por isso, é interessante planejar tal fluxo ao implementar a estratégia.
4. Avalie processos constantemente
Outra dica crucial é o monitoramento constante dos processos, mesmo depois da automatização, com a finalidade de ajustar pontos necessários e otimizar os resultados. Após o momento de implantação, é importante acompanhar o que está acontecendo e verificar se os sistemas estão realmente contribuindo com os objetivos traçados, assim como se o nível de automatização está adequado.
O que pode ser automatizado?
Normalmente, as companhias priorizam determinados setores caracterizados por atividades mais burocráticas. O suporte é uma delas. Sistemas automáticos são usados para assistir os usuários e assegurar que os softwares da empresa estejam sempre disponíveis e estáveis, auxiliando a equipe interna de suporte.
A segurança da informação também é outra das áreas preferidas. Nesse contexto, a automatização auxilia no monitoramento e na verificação de atividades na rede, bem como na identificação de comportamentos e padrões que podem indicar suspeitas.
A questão do complemento da mão de obra fica clara quando o foco é proteção, porque, diferentemente dos humanos, os sistemas automáticos são capazes de vigiar a rede ininterruptamente.
O atendimento ao cliente também é outro alvo comum. Assim, as companhias conseguem mais agilidade na gestão da informação dos clientes, integração e precisão na hora de lidar com problemas comuns no suporte.
A automatização de processos de TI é uma solução interessante para agregar agilidade e suportar a produtividade das empresas, com a garantia de um ambiente funcional e estável. É uma estratégia que requer a organização e o mapeamento dos processos, além do monitoramento para ajustes constantes. Mas os resultados compensam todo o esforço.
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